¿Qué es Automatización de flujos de trabajo? — una analogía

1La analogía

Se paran fichas de dominó en fila larga y se empuja solo la primera. Después de eso no hace falta tocar nada más. Todo sigue solo hasta el final.

Para que funcione hay condiciones. Primero, alguien tiene que empujar la primera ficha. Si nadie la empuja, por bien alineadas que estén, se quedan de pie. Y la distancia entre fichas tiene que ser la correcta. Si están muy separadas, la caída se corta a medio camino; si están muy juntas, se traban.

Si una ficha del medio no cae, todo lo que sigue se detiene entero. Y lo de adelante, que ya cayó, tampoco se puede deshacer.

Por eso, antes de pararlas, hay que mirar bien hacia dónde va a llevar la fila.

La automatización de flujos de trabajo es ese dominó.

2En detalle

Tiene que haber algo que empuje la primera ficha

Todo flujo que corre solo tiene, sin excepción, un inicio. Se divide entre lo que arranca al llegar cierta hora, lo que arranca cuando llega algo, y lo que arranca solo cuando una persona lo aprieta.

Lo más común es que arranque al llegar algo. Cuando llega una consulta nueva, cuando se envía un formulario, cuando se sube un archivo, ahí se empuja la primera ficha. Como no hace falta que una persona lo abra y lo arranque cada vez, corre igual de noche o en fin de semana.

También es frecuente que arranque a cierta hora. Por ejemplo, reunir cada mañana el material del día anterior en un solo documento. Cuando la persona se sienta a trabajar, ya está terminado.

Si se abre la distancia, se detiene

Los pasos se pasan el formato entre sí. El paso siguiente tiene que poder recibir la forma que entrega el paso anterior para que continúe. Si el paso anterior de pronto entrega una forma distinta, el paso siguiente no entiende de qué se trata y se detiene.

Detenerse no es en sí algo malo. El problema de verdad es que nadie se dé cuenta de que se detuvo. Como es un flujo hecho justamente para que no haga falta la mano de una persona, no hay ocasión de revisarlo. Recién días después se termina averiguando por qué no llegó tal aviso.

Por eso un flujo bien hecho lleva pegadas dos cosas: un registro de hasta dónde llegó, y una señal que avise cuando se detiene. La mitad de la automatización es que corra bien; la otra mitad es notar cuándo se detuvo.

Lo que cambió al sumarse la IA

La automatización de antes solo podía hacer tareas fijadas con precisión: mover el valor de esta casilla a aquella, mandar un aviso si se cumple una condición. Lo ambiguo, como el lenguaje de una persona, no se podía manejar.

Ahora se puede intercalar una casilla de IA en medio de eso. Clasificar en qué categoría cae una consulta, resumir un texto largo en una línea, extraer un valor de una foto: cada una de esas tareas se vuelve una casilla. Son tareas que antes leía y juzgaba una persona.

Gracias a eso, lo que se puede abarcar creció mucho. Pero también cambió una propiedad. Una regla fija siempre da la misma respuesta; la casilla de IA, no. Con el mismo texto de entrada puede salir algo un poco distinto cada vez, así que el paso siguiente tiene que estar hecho para soportar esa variación.

Qué revisar antes de pararlas

Dentro del flujo se mezclan pasos que se pueden deshacer y pasos que no. Crear un documento temporal se soluciona borrándolo, pero que salga un aviso hacia afuera o que se mueva dinero es difícil de revertir.

Por eso es común dejar el último paso como confirmación humana. Los pasos anteriores corren solos, y justo antes de salir hacia afuera se detiene una sola vez. Con muy poco esfuerzo de la persona, el riesgo baja mucho.

Tampoco hace falta automatizarlo todo desde el principio. Es más seguro empezar por las una o dos casillas que más trabajo manual piden, dejarlas correr unos días y a partir de ahí ir ampliando. Un dominó mal parado cae rapidísimo hasta el lugar equivocado.

3Con más precisión

La automatización de flujos de trabajo no es el nombre de una tecnología concreta, sino una manera de trabajar. Se puede construir escribiendo un programa, o encadenando casillas en pantalla. Con el aumento de esta segunda forma, hasta quien no sabe programar puede dejar su propio trabajo corriendo solo. Esa comodidad tiene un costo cuando algo se rompe: revisar casilla por casilla en una pantalla puede ser más lento que leer directamente el mensaje de error que arrojaría el mismo fallo escrito en código.

La analogía del dominó también tiene sus costuras. El dominó solo cae en una dirección, pero un flujo de automatización puede tener ramas. Según la condición va por un lado o por otro, y si algo falla, puede esperar un momento y reintentarlo. El dominó, una vez que cae, se acabó; el flujo de automatización, en cambio, corre el mismo camino cientos de veces al día. Por eso un solo error pequeño se repite cientos de veces.

También se diferencia del agente en su carácter. La automatización es el lado donde una persona fija el orden de antemano y deja que corra tal cual; el agente es el lado donde el orden se decide sobre la marcha, en cada momento.

4Pruébalo

Scratch 3 con aprendizaje automático ailearn.space Encadena bloques bajo el bloque de inicio y verás tal cual la forma en que, con un solo clic, corre todo hasta el final

5Malentendidos comunes

Es fácil pensar que, una vez construido, ya no hace falta tocarlo, pero en realidad, cada vez que cambia el servicio conectado, hay que ajustarlo de nuevo.
Es fácil pensar que automatizar hace desaparecer el trabajo de las personas, pero en realidad disminuye el trabajo de mover y pegar datos, pero queda el de revisar y decidir.
Es fácil pensar que sumar una casilla de IA hace innecesarias las reglas, pero en realidad, como la respuesta puede variar, hace falta todavía más una regla que filtre en el paso siguiente.

7Resumen en una línea

En resumenLa automatización de flujos de trabajo es encadenar de antemano varios pasos para que una sola señal los haga correr hasta el final, y hay que levantar, junto con eso, algo que note dónde se detuvo.

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